El Líder dispone de 2 Sistemas para la Resolución de los Problemas de la Organización. Uno el que vamos a desarrollar en este vídeo que es “La Solución de Problemas en forma Individual por el Líder”. Y el otro es “La Solución de Problemas en Grupo dirigidos por el Líder”, donde se aprovecha el Sinergismo, los Conocimientos, la Creatividad y la Involucración del grupo con la Organización.

Ya hemos desarrollado varios Articulo - Vídeos en nuestro Canal sobre este Tema. En cualquier caso el Líder ademas de muchas otras cosas debe ser un buen “Solucionador de Problemas”.

Vamos a introducirnos en este Tema esencial para el Líder del “Liderazgo, Solución de Problemas y Conduciendo a Toma de Decisiones”.

Comencemos desarrollando la estructura del sistema y las 5 Fases, de que consta la Solución de Problemas.

1 - Fase Analítica.

A) Definir el Problema a Solucionar y los Objetivos.

B) Poner el problema en Orden Lógico.

C) Encontrar las Causas.

2 - Fase Creativa.

Hay que separar Creación / de Evaluación / y de Decisión.

3 - Fase Evaluativa.

A) Determinación de Criterios.

B) Evaluación de Soluciones.

4 - Fase de la Decisión.

A) Decisión Preliminar.

B) Período de Consultas.

C) Decisión Final.

5 - Fase del Follow up ó Seguimiento.

1 - Comencemos con la FASE ANALÍTICA.

En primer lugar lo que hay que hacer es:

A) Definir el Problema a Solucionar y los Objetivos.

Analizar y tratar de encontrar cuál es la raíz, la clave del problema.

Es muy común dirigir el Análisis del Problema hacia una Solución en lugar de tratar de averiguar las “razones por las que el problema existe”, es decir encontrar las Causas verdaderas del Problema.

Por Ejemplo: El problema que se nos presenta en este Ejemplo es que “Hay que mejorar los Resultados de Ventas de un vendedor de nuestro equipo”.

Por lo tanto hemos de analizarle.

Preguntas a hacernos:

1 - ¿Cómo vamos a mejorar sus resultados?.

2 - ¿Cómo vamos a mejorar las ventas de un determinado producto en ese hombre ó mujer?.

Es preciso definir exactamente qué es lo que queremos hacer, antes de abordar la solución del problema.

Es mejor tener solución mediocre a Problema correcto.

Que no solución correcta a problema erróneo, pues esto crearía nuevos problemas.

Muchas veces también podemos paralizarnos ante un problema demasiado grande.

Sería entonces inteligente dividirlo en partes más pequeñas y así atacarlas ordenadamente.

Por lo tanto:

B) Poner el problema en orden lógico.

Si tenemos definido ya el objetivo, La pregunta será:

¿Cuál es la Estructura?.

Antes de abordar el problema, deberemos descomponerlo al máximo en pequeños elementos.

Trabajando hacia atrás en forma Analítica.

Ya hemos visto en otros Videos anteriores que el Resultado de Ventas de un vendedor es consecuencia de su propia Actuación.

Y que en un primer análisis de la Actuación del Vendedor, la podemos descomponer en las Tres Dimensiones de la Venta:

Que son 1) La Cantidad de esfuerzo, 2) La Dirección que damos a esos esfuerzos y 3) la Calidad que ponemos en esos esfuerzos.

Y como ya hemos indicado en esos Videos anteriores, esas Tres Dimensiones: Cantidad, Dirección, y Calidad, a su vez se descomponían en lo que son las 10 Áreas de Actividad de Ventas. Y que Cada una de esas 10 Areas también a su vez se pueden descomponer en multitud de elementos que configuran cada una de esas 10 áreas. Con lo que entramos en un mundo de gran complejidad, porque en definitiva todo esto es la venta que en si es enormemente compleja.

C) Encontrar las Causas.

Esta parte de la Fase Analítica del problema es esencial.

Aquí deberemos separar “hechos” de “suposiciones y opiniones”.

Y para ello deberemos de aplicar los “cuatro criterios de la información” como son:

La información que estamos analizando es:

1 - Relevante, es decir es de importancia.

2 - Correcta, es decir es verdadera.

3 - Completa, es decir total y no parcial.

4 - Al día, Actual, es decir del momento actual que vivimos.

Una vez que hayamos pensado que ya hemos encontrado las distintas Causas Verdaderas que están provocando el problema, en un largo proceso de Causa / Efecto, deberemos ineludiblemente “VERIFICAR” esas Causas.

De tal forma que no podemos seguir adelante, en este proceso de Solución de Problemas, sin realizar con éxito la Verificación de las Causas que generan el Problema.

Conocidas las causas verdaderas que originan el problema pasaremos a la segunda fase del Proceso de Solución de Problemas:

2 - La FASE CREATIVA.

Ya conocemos cuáles son las Causas Verdaderas del problema que queremos solucionar y lo sabemos con certeza porque las hemos Verificado y comprobado correctamente.

La pregunta que se nos plantea ahora es:

¿Qué acciones vamos a tomar?.

¿Las personas inteligentes son por lo general más creativas que los demás?, y la respuesta es que por lo general Si.

Pero algunos no son nada Creativos. ¿Por qué?.

Porque “matan ideas”, sacan conclusiones con demasiada rapidez, “matando quizás semillas” de buenas ideas. Cuando todo el mundo está concentrándose para ser creativo, una idea produce ó conduce a otra. También las Ideas aparentemente No realistas o sugerencias irrrealizables, pueden dar lugar al nacimiento de soluciones aceptables.

Cuatro reglas importantes:

1 - No mezclar pensamiento creativo y juicio, es decir fase creativa y fase evaluativa.

2 - Hacer lista de posibles soluciones.

3 - Mejorar la solución que ya tenemos.

4 - No tenga miedo de incluir en su lista, ideas en apariencia tontas.

Tal vez sean semillas para otras ideas buenas.

Evitemos ser negativos, irónicos, sarcásticos en nuestra forma de pensar.

Evitarlo en nosotros mismos y evitar que esto aparezca en los demás.

Y algo de vital Importancia: Por lo tanto en esta Fase 2 Creativa, el Objetivo es encontrar las Soluciones que resuelvan las Causas del Problema ya VERIFICADAS. Y para ello una buena técnica es la de realizar un “BRAINSTORMING” ó “Tormenta de cerebros”, Técnica que ya hemos desarrollado en varios Videos sobre:

La Solución de Problemas en Grupo, es decir:

La Filosofía y las Técnicas para:

EL Trabajo en Equipo y la Solución de Problemas en Grupo.

Pasemos ahora a la:

3 - FASE EVALUATIVA.

Ya tenemos las distintas Soluciones al problema establecido.

Ejemplo: Solución 1, 2 ,3 ,4.

Ahora en esta fase evaluativa entramos en la:

A) DETERMINACIÓN DE LOS CRITERIOS, en base a los cuales vamos a Evaluar las distintas Soluciones.

Como Ejemplo podrían ser elegidos como Criterios los siguientes:

1 - Rentabilidad.

2 - Mayor Seguridad y menor Riesgo.

3 - Factor humano.

4 - La Comodidad.

5 - Prestigio.

Etc...

Ahora podría ser útil realizar una matriz, donde los criterios elegidos se sitúan en la Primera Fila de la Matriz, mientras que las soluciones se sitúan en la primera columna de la matriz, según el ESQUEMA que mostramos.

Nuestra Matriz nos va a permitir

B) EVALUAR LAS SOLUCIONES:

En base a la matriz desarrollada podemos asignar valores a cada uno de los criterios, por ejemplo entre uno y cinco puntos, y así poder comprobar qué soluciones se muestran más convenientes.

Al evaluar las soluciones deberemos de manejar las soluciones que no tengan limitaciones para ello:

1 - Eliminar todo lo que sea irrealista, y

2 - Dar el peso justo a cada Criterio.

Pasemos ahora a la siguiente Fase de la Solución de Problemas:

4 - FASE DE LA DECISIÓN.

Decisión Preliminar.

No comenzar demasiado pronto con este paso.

La evaluación de todas las soluciones debe ser primero hecha y desde luego antes de que alguien favorezca una o algunas de las soluciones.

Cuidado con el vendedor de su solución.

La Persona que vende su propia solución con gran convicción, flexibilidad y técnica.

Un camino corriente cuando hay varias alternativas es la de votar por la solución que nos parezca más acertada.

La pregunta es: ¿es esto adecuado?, ¿qué opinamos?.

Período de Consultas

¿Pero quién puede decir que la solución que mayor número de personas puede comprender y votar, sea la más razonable?.

Es el líder quien debe dirigir, involucrar y hacer opinar a todos, hasta alcanzar una buena decisión y no parar hasta convencer a todos.

Decisión Final.

Aquí tomamos la Decisión Final.

Y por último entramos en la última fase de la Solución de Problemas:

5 - LA FASE DEL FOLLOW UP Ó SEGUIMIENTO.

Grandes ideas y magníficos programas y proyectos en el pasado “fracasaron” por falta del debido Follow up ó Seguimiento.

Muchas buenas sugerencias, han sido enterradas en los archivos, en parte por no existir Responsables del Follow up,

ó en parte porque simplemente fueron olvidadas.

Nuevamente es el Líder, el que tiene la responsabilidad del follow up ó Seguimiento.

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Gracias y Saludos.

JM.